Quelle est l’importance d’utiliser un bon logiciel de comptabilité pour un auto entrepreneur ?

Les obligations comptables des micro-entrepreneurs sont considérablement allégées en comparaison de celles d’un dirigeant d’Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL). Bien souvent, les autoentrepreneurs négligent donc l’utilisation de logiciel adaptés qui pourtant, s’avèrent très utile pour répondre rapidement à ces obligations. Alors, quelles sont les contraintes de l’auto-entreprise sur le plan comptable ? Pourquoi faut-il disposer des bons outils pour y remédier ? Eléments de réponse.

Quelles sont les obligations légales des micro-entrepreneurs ?

Lors de sa création en tant que statut en 2009, la micro-entreprise avait pour vocation de flexibiliser le marché du travail. C’est pourquoi le gouvernement a choisi de simplifier au maximum non seulement les démarches nécessaires pour la mettre en place, mais également les réglementations et les obligations légales auxquelles sont soumis les auto-entrepreneurs. Et ce, tant sur le plan fiscal que comptable.

Quelle est la réglementation fiscale des auto-entrepreneurs ?

Un micro-entrepreneur n’est tenu que de déclarer ses recettes, il a d’ailleurs le choix de le faire mensuellement ou de manière trimestrielle. C’est en effet à partir du chiffre d’affaires réalisé que les cotisations sociales sont calculées. Par ailleurs, les micro-entrepreneurs sont exonérés de TVA, ils n’ont donc aucune déclaration à effectuer à ce titre.

Quid des obligations comptables ?

Ils doivent cependant tenir à jour un carnet de recettes, sur lequel sont inscrites l’ensemble des rentrées d’argent effectuées durant l’année civile en cours. Dans le cas d’une activité de revente de marchandises ou bien d’hébergement, ils doivent également tenir à jour un carnet d’achats, sur lequel sont inscrites l’ensemble des dépenses réalises à ce titre. On notera que les micro-entrepreneurs ne sont pas tenus de dresser le moindre bilan comptable.

Pour finir, tous les devis et toutes les factures doivent être conservés afin de conserver une trace des transactions effectuées avec la clientèle. En effet, chaque transaction doit s’accompagner d’une facture adressée au client, qui comporte un certain nombre de renseignements tels que sa date d’émission, l’adresse de livraison, le numéro de la facture, l’identité du client…Il s’avère donc judicieux de disposer d’outil efficace pour vous assurer de n’omettre aucun détail.

Quels besoins doit couvrir un logiciel de comptabilité pour auto entrepreneur ?

Pour remplir les obligations comptables, il suffit de tenir un cahier de recette et éventuellement de dépense si l’activité est marchande. Comme évoqué dans cet article, les documents de vente, devis, commandes, factures doivent également contenir les mentions légales.

De nombreux besoins sont couverts par les logiciels :

• La création de devis, commandes et factures qui contiennent d’emblée toutes les informations requises pour couvrir les obligations légales.
• Les lois évoluent rapidement, et les mises à jour automatiques des logiciels assurent la création de documents aux normes à tout moment.
• En cas d’activité marchande, le suivi des stocks est géré en temps réel et de manière automatique, limitant ainsi les risques de rupture d’approvisionnement.
• La gestion du cahier de recettes et d’achats est simplifiée puisque ce cahier est construit en même temps que les docume
• Les fonctions de trésorerie permettent d’assurer un suivi régulier, de connaître l’état de règlement des factures, à la fois clients et aussi fournisseurs. La relance des impayés est donc plus efficace.

Dû aux différences importantes entre les obligations comptables des autoentrepreneurs et les autres forment d’entrepreneuriat, il y a des précautions particulières à prendre sur la dénomination du bon outil qui répondent aux besoins des autoentrepreneurs :

• Les logiciels de gestion commerciale ; à condition qu’ils remplissent la condition de pouvoir moduler le taux de TVA, et qu’ils contiennent une gestion des achats pour les activités marchandes
• Les logiciels de comptabilité pour autoentrepreneurs : il faut être très vigilant à ce que la mention « pour autoentrepreneurs » soit présente.

Enfin, il importe de prendre en compte qu’aucune charge ne peut être déduite du chiffre d’affaires généré par une micro-entreprise. Cela inclut donc, notamment, l’achat de logiciels : il est donc essentiel de calculer à l’avance les moyens que vous êtes susceptibles d’allouer à ce type de dépense avant de faire votre choix. Ce coût est à mettre en lien avec le temps que celui-ci vous fera gagner.

Pour aller plus loin :

Autoentrepreneurs : Pourquoi conserver vos devis et factures ?

Les clés pour réussir dans l’e-commerce en tant qu’auto entrepreneur