Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation permet comme son nom l’indique d’optimiser la gestion des factures. Il s’agit donc d’un outil indispensable pour un autoentrepreneur, qui est tenu de facturer ses clients pour les services ou les produits vendus, tout en conservant une trace de chacune de ces facturations. Vous souhaitez en savoir plus à ce sujet ? Alors, parcourez cet article !

Zoom sur le principe d’un logiciel de facturation

Concrètement, un logiciel de facturation est un outil qui permet de simplifier la production, le classement et l’exploitation des factures produites dans le cadre d’une activité professionnelle. Il offre la possibilité de les éditer, de les transmettre, de les intégrer dans la partie comptabilité de l’autoentreprise et de les archiver. Ce dernier point est d’ailleurs essentiel puisque les micro-entrepreneurs sont tenus par la loi de toutes les conserver afin d’être en mesure de les présenter en cas de contrôle fiscal.

L’intégralité de ces tâches est centralisée et facilitée, ce qui permet à l’autoentrepreneur de gagner un temps considérable et de se consacrer aux tâches essentielles pour augmenter son chiffre d’affaires. Si cet outil n’est pas obligatoire au bon déroulement d’une activité, il n’est pas non plus obligatoire. Mais plus une société se développe, plus le volume de factures à gérer est important et il peut parfois s’avérer judicieux de disposer d’une base de données accessible et simple d’utilisation pour toutes les traiter.

Quels sont les avantages de cet outil ?

On compte peu d’inconvénients à un logiciel de facturation, alors qu’il offre de véritables et nombreux avantages :

• Il diminue le risque d’erreurs de calcul et de taux de TVA. En effet, les oublis et les manques de précision sont limités. Vous ne risquez pas non plus d’oublier de facturer des clients ou des partenaires qui devraient l’être, et pouvez relancer les impayés au bon moment.
• Vous gagnez un temps considérable quant au processus de production des factures. Il n’est plus utile de renseigner manuellement les coordonnées des clients et vous pouvez modifier rapidement l’ensemble de vos documents sur la base d’un même modèle.
• Les fonctionnalités de reporting vous permettent d’assurer un réel suivi et d’avoir une bonne visibilité sur les évolutions chiffrées de votre activité professionnelle.
• L’ensemble des missions dédiées aux facturations des clients sont allégées et simplifiées. Les retards de paiement sont mis en lumière, les relances sont effectuées au bon moment, et les processus de recouvrement sont consultables en temps réel. Vous vous assurez donc d’un approvisionnement constant de vos fonds et pouvez faire tourner votre activité sans dépendre de la capacité financière de vos interlocuteurs.

Quelles sont ses fonctionnalités ?

La fonction de base d’un logiciel de facturation est de permettre l’édition des factures, selon un modèle conforme aux réglementations légales. Elles peuvent ainsi être transmises directement aux partenaires commerciaux ainsi qu’aux acheteurs. En effet, plusieurs éléments doivent figurer sur ce document, tels que le taux de TVA, l’adresse du destinataire, son numéro de SIRET s’il s’agit d’une entreprise, ou encore les conditions tarifaires s’appliquant à la transaction.

Mais à ces fonctionnalités de base s’ajoutent d’autres fonctions, telles que l’intégration des documents à la comptabilité de l’autoentreprise, la création de reporting afin de suivre en temps réel les évolutions connues par l’activité en termes de chiffre d’affaires, ou encore la production de devis. Les devis, par ailleurs, doivent eux aussi être conservés jusqu’à la fin de l’autoentreprise.

Enfin, tout ce qui concerne les impayés et les relances peuvent également être pris en charge par un tel outil. Il s’agit donc d’un atout majeur dans le développement d’une activité au quotidien !